Holacracy = spanningen verwerken

Holacracy draait om spanningen. Een spanning is het verschil tussen hoe iets nu is en hoe is zou kunnen zijn. Voorbeeld: we hebben een grote opening van ons nieuwe kantoor maar er is nog geen bier besteld, dat levert (begrijpelijke) spanning op. De verantwoordelijke rol geeft aan dat het bier is besteld maar dat is nog niet verwerkt is. Spanning is opgelost.

Wat is hier nou leuk aan? De lol zit hem in het spel dat Holacracy is. Ken je de regels door en door, is het geweldig om te spelen en om te vergaderen.

Tactical meetings

Elke maandagochtend stipt om 09:00 uur heeft FNKE de Tactical meeting. Deze meetings zijn volgens een strak schema opgebouwd en zoals bij elke vergadering ligt het aan de voorzitter (Facilitator) hoe strak dit schema wordt gevolgd. Doet de Facilitator zijn werk goed, dan voelt het zo:

Maakt de Facilitator er een potje van, dan voelt dat zo:

Maar hoe werkt het? De structuur van de vergadering is als volgt:

De Facilitator geeft aan hoe lang de vergadering duurt. Daarna gaat het zo:

• Check-in
  Iedereen mag opmerken en delen wat nu de aandacht heeft, zodat je het los kunt laten en je helemaal kan focussen op de vergadering. Om de beurt, geen ruimte voor discussie.
• Checklist
  We hebben een wekelijkse, maandelijkse en kwartaalchecklist die per periode wordt nagelopen. Het doel van deze lijst is om transparantie te krijgen over terugkerende acties. Geen discussie, je mag alleen met ja of nee antwoorden. Voorbeeld: Ik zit in de rol Content Curator en één checklist item is of er blogs zijn gepubliceerd. Levert een antwoord hier spanning op, bewaar die voor de agenda.
• Metrics
  De Facilitator vraagt een korte rapportage van de kwantitatieve of kwalitatieve indicatoren per rol. Geen discussie. Spanningen bewaren voor de agenda. Een metric voor de Content Curator is hoeveel blogs er zijn gepubliceerd.
• Project updates
  Op het projectbord staan alle lopende projecten. Om de beurt geef je een korte rapportage over de updates per project sinds het vorige overleg. Is er geen voortgang, vermeld je: "geen voortgang". Het begint saai te worden maar ook hier geen ruimte voor discussie.
• Agenda opbouw
  Er is geen vooraf opgestelde agenda, die wordt op dat moment opgebouwd door iedereen deelnemer aan de vergadering. Alleen steekwoorden, geen discussie.
  Facilitator verzamelt in willekeurige volgorde, of om de beurt één punt tot er geen punten meer zijn. Voorbeeld: als er geen blogs zijn gepubliceerd, roept de Content Curator blogs. De Secretary noteert: blogs - p.
• Behandelen van agendapunten
  Alle (!) agendapunten worden binnen de beschikbare tijd behandeld. Deze punten wordt verhelderd tot uitkomsten (projecten) en/of acties voor de rollen. Eén spanning tegelijk, van één persoon tegelijk, volgens deze vier stappen:
  1. Facilitator vraagt aan de inbrenger: “Wat heb je nodig?”
  2. Eigenaar van het agendapunt betrekt andere rollen naar behoefte
  3. Secretary noteert (geaccepteerde) verzoeken om Acties of Projecten.
  4. Facilitator vraagt: “Heb je nu wat je nodig had?”.  Zo niet, herhaal vanaf stap één. Ook hier is geen ruimte voor discussie. Alleen de inbrenger en de betrokken rollen mogen antwoorden, tenzij er expliciet om hulp wordt gevraagd door de inbrenger.
• Check-out
  Bedoeld om het einde van het overleg bewust te markeren. Opmerken en delen van reflecties op het overleg, om van te leren. Om de beurt, geen onderbrekingen of discussie.

Omdat er nergens ruimte is voor discussie, krijg je ook geen eindeloze zoektocht naar een compromis. "Ja maar ik vind ..." of "Hmm, ik zou het denk ik zo doen". De uitkomst wordt er niet beter van maar dit soort "discussies" vertragen vergaderingen wel ontzettend. Ook zonder Holacracy kan je een vergadering eens op deze manier proberen. Echt, er gaat een wereld voor je open! Hou dit schema er gewoon bij, dat doen wij ook. Bij elke rond leest de Facilitator wat we gaan doen en waarom, op deze manier bouw je de gewoonte in.

Governance meetings

Als je werkt volgens Holacracy, werk je in rollen die accountabilities hebben. De tweewekelijkse Governance meeting is er om spanningen binnen rollen en accountabilities te verhelpen. Maar ook om rollen te verwijderen, samen te voegen of toe te voegen. Door wie? Door iedereen. De meeting verloopt grotendeels volgens dezelfde stappen als de Tactical. De agendapunten zijn alleen anders, het zijn namelijk voorstellen voor rollen. Hoe werkt dat?

• Voorstel
  Wie spreekt: alleen de indiener van het agendapunt
  De indiener heeft de ruimte om een spanning toe te lichten en een voorstel te doen om deze weg te nemen of te verminderen. Geen discussie. De indiener kan optioneel om hulp vragen bij het formuleren van een voorstel, maar niet om consensus te verkrijgen of punten van anderen mee te nemen.
• Verduidelijkende vragen
  Wie spreekt: iedereen mag vragen stellen, de indiener antwoordt
  Iedereen kan vragen ter verduidelijking stellen, om het voorstel beter te begrijpen. De indiener antwoordt (tip: naar het midden), en kan altijd “niet in het voorstel gespecificeerd” antwoorden. Geen reacties of dialoog.
• Reactieronde
  Wie spreekt: iedereen behalve de indiener, één voor één
  Iedereen geeft een korte reactie op het voorstel. Alles mag, zo lang het maar een reactie op het voorstel is. Geen discussie of reacties op elkaar.
• Aanpassen en verduidelijken
  Wie spreekt: alleen de indiener
  De indiener kan de intentie van het voorstel verduidelijken of het voorstel aanpassen, op basis van de reacties. Dit kan, maar hoeft niet. Geen discussie.
• Bezwaarronde
  Wie spreekt: Iedereen inclusief de indiener, één voor éénDe Facilitator vraagt: “Zie je een reden waarom het aannemen van dit voorstel schade zou aanrichten of een stap terug zou zijn?” (een “bezwaar”). Iedereen antwoordt “bezwaar, namelijk ...” of “geen bezwaar”. Bezwaren worden kunnen worden getest door de Facilitator. Als er geen bezwaar is, is het voorstel aangenomen.
• Integratie
  Wie spreekt: voornamelijk de indiener en de eigenaar van het bezwaar, anderen kunnen helpen (brainstorm)
  Het doel is een aangepast voorstel te formuleren, dat zowel het bezwaar adresseert, als ook de oorspronkelijke spanning van de indiener. Eén bezwaar tegelijk. Na integratie van alle bezwaren: opnieuw een bezwaarronde.

Bezwaar maken is eigenlijk het allerleukste om te doen omdat je daar het spelletje goed voor moet kennen. Sterker nog, het is ontzettend moeilijk om een geldig bezwaar in te brengen.

Wat wel kan, is een nieuw agendapunt inbrengen in dezelfde vergadering om de accountability of rol aan te passen. Op deze manier kan je de bezwarenronde omzeilen. Overigens is het ook zo dat als je een geldig bezwaar hebt, je samen met de inbrenger moet zoeken naar een oplossing die voor jullie allebei werkt. Het voorstel is dus niet direct van tafel.

Holacracy maakt vergaderen leuk!

Maar het allerleukste is toch wel dat elke vergadering relevant is. Je brengt namelijk zelf de punten in en zit op deze manier nooit bij een vergadering waar je niks te melden hebt of waar jouw aanwezigheid gewenst is. Door de vooraf afgesproken tijd duren vergaderingen nooit te lang. Het is transparant, je weet van iedereen waar ze mee bezig zijn en er is geen ruimte voor politiek. Je hebt invloed, iedereen is gelijk en mag onbeperkt agendapunten inbrengen of voorstellen doen voor aanpassingen aan rollen. Is vergaderen dan automatisch leuk? Wel als je alle bovenstaande regels volgt en de regels ook strak worden nageleefd.

Verder hebben we binnen de rollen en onderling natuurlijk ook overleg. Maar dat is iets anders dan met de hele groep zoeken naar consensus en iedereen tevreden proberen te houden. Want als je heel eerlijk bent, daar schiet je toch niks mee op?