In de schijnwerpers op een event
Door op een event het merk volop in de schijnwerpers te zetten, heb je de kans om het verhaal aan de aanwezigen te vertellen. Om ze het product te laten zien, voelen en ervaren. Of dat nu tijdens een productlancering is waar de consument rechtstreeks kennis maakt met het product of op een persevent waar bloggers, pers en influencers aanwezig zijn. Eén ding is hierbij heel belangrijk; zorg voor een perfect georganiseerd event waarbij alles klopt. Hierdoor is de kans dat ze het product gaan aanschaffen dan wel er over schrijven het grootst. Maar wat maakt een event nou perfect?
Het verhaal
Het ‘verhaal’ is belangrijk. Een plat programma voor het event werkt niet, alles moet kloppen. Zet een totale beleving neer met een thema dat volledig aansluit bij het merk en de doelgroep. Hierbij is geen idee te gek. Originele invalshoeken geven het event body en een ‘story to tell’.
Een event organiseren is geweldig, maar kost veel tijd. Het is een echte uitdaging! Maar wanneer je het op de juiste manier aanpakt, wel eentje die succesvol kan zijn. Een goed event organiseren vraagt om creativiteit en brengt een heel stappenplan met zich mee: van waarom tot doelstelling bepalen tot nazorg. Het is dus niet gek om hier een bureau voor in te schakelen die dit van A tot Z vol passie voor je doet.
Inmiddels hebben we bij FNKE de nodige events op onze naam staan. Waar ik persoonlijk iedere keer weer van onder de indruk ben, is dat het een flinke uitdaging is om alles voor elkaar te krijgen . Maar de voldoening als de gasten tijdens en na het event vol lof zijn, doet dat allemaal weer vergeten. Als men je dan na het event belt, mailt en zelfs post op social, is dat het mooiste compliment dat je kunt krijgen. Dan is het misschien wel net zo indrukwekkend geweest als de klim naar de top van de Kilimanjaro.
Wij weten hoe je het aanpakt om een mooi event neer te zetten, wie de belangrijke influencers zijn voor een product of merk. De creatieve invulling is per merk/product verschillend en afhankelijk van het moment, maar de basis is altijd hetzelfde:
Het ‘waarom’ van het event
De basis van een succesvol event is een duidelijke doelstelling. Denk dus goed na over het ‘waarom’ van het event, want dat biedt een handvat bij het bepalen van de doelstelling. Het doel is immers belangrijk voor de vorm waarin je het event gaat gieten.
Bepaal je doelgroep
Vaak bepaal je de doelstelling en de doelgroep van het merk tegelijkertijd. Als de doelstelling helder is en de doelgroep bekend, kun je specifiek gaan nadenken over wat er bij hen leeft, of het aansluit bij een trend en wat wil je dat de gasten beleven.
Budget
Het budget moet vooraf bekend zijn. Afhankelijk hiervan wordt het plan al een bepaalde richting in gestuurd. Voor een locatie in hartje Amsterdam moet je bijvoorbeeld dieper in de buidel tasten dan voor een event in een plaatselijk restaurant. Zo hebben keuzes als catering, entertainment, garderobe en een eventuele goodiebag veel invloed op budget.
Welke periode en welke dag is het beste?
Niet alleen de inhoud van het event bepaalt het succes, maar ook de dag of dagen waarop je het plant. Rekening houden met het seizoen, vakantieperiodes en feestdagen spreekt voor zich. Maar ook grote landelijke events, zoals het EK en WK voetbal en de Tour de France, kunnen de opkomst behoorlijk beïnvloeden. Ook de keuze van een goede dag in de week of zelfs een moment op de dag kan bepalend zijn.
Waar is het event?
Ook bij de keuze van een locatie is het belangrijk om weer terug te pakken naar de doelstelling. Andere belangrijke voorkeuren die meespelen bij de keuze van de locatie zijn ligging, bereikbaarheid, capaciteit en parkeergelegenheid. Maar misschien nog wel het meest belangrijk: heeft de locatie de sfeer die past bij het merk en de doelgroep?
De verleidelijke uitnodiging
Het doel van de uitnodiging is om je genodigden ervan te overtuigen dat zij het event niet mogen missen. Aangezien je doelgroep nog meer uitnodigingen ontvangt, moet de uitnodiging triggeren. Zorg er ook voor dat de aanmelding laagdrempelig en soepel verloopt. Het is de eerste indruk, die doe je niet over!
Programma
Het programma van het event wordt grotendeels bepaald door de doelstelling. Is dit bijvoorbeeld kennisoverdracht, dan zoek je naar sprekers die vanuit hun expertise vertellen. Gaat het om een product-introductie, laat de gasten dan vooral veel doen en ze kennis maken met het product of het merk.
Hapjes en drankjes
Afhankelijk van het tijdstip, mag een culinaire invulling niet ontbreken. Het budget bepaalt hoe groot je uitpakt. Of niet, want je kan hier ook creatief mee omgaan. Hapjes passend bij het thema van het event of juist iets streekgebonden doen het goed.
De entourage
Naast een mooie locatie en fijne catering is de aankleding minstens zo bepalend voor de sfeer tijdens het event. Dit kan een kleurenthema zijn, maar ook het entertainment, de audiovisuele middelen en zelfs de gastvrouw/gastheer bij de ontvangst.
Planning van A tot Z ‘op papier’
Planning is key. Alle onderdelen van het programma en wie waarvoor verantwoordelijk is, moet goed worden vastgelegd in een draaiboek. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is en ligt er een handvat om alles volgens de planning te laten verlopen. Zorg ook in dit digitale tijdperk dat je het op papier hebt, zodat je tijdens het event niet afhankelijk bent van het web.
Bedankje en evaluatie
De nazorg wordt vaak vergeten. Het event zit erop dus zijn we klaar. Nee, want juist door een goodiebag na afloop van het event of door een bedankbrief of -mail of een geschenk na te sturen, verhoog je de waardering bij de gasten. Het geeft je de mogelijkheid om na het event nog eens over het gebruik en de ervaring van het product te praten. Tot slot moet het event goed worden geëvalueerd. Verliep het event volgens planning? Hoe waren de reacties tijdens en na het event? Hoe was de opkomst, werd deze beïnvloed door externe factoren zoals het weer of een onvoorziene gebeurtenis? Ieder event is anders, met een ander doel, dus bij iedere evaluatie moet je nagaan wat er goed en minder goed ging, zodat een volgend event (nog) beter beslagen ten ijs komt.