Hoe doe je PR voor beurzen en events?

Als je als merk op een beurs aanwezig bent, betekent dat ook een flinke investering. Het is niet goedkoop maar het kan je veel opleveren. Iedere bezoeker, zowel consument als professional, kan er namelijk in levende lijve kennismaken met jouw merk.

Er zijn veel beurzen en ze zijn er in vele soorten en maten. Van grote evenementen zoals de IFA in Berlijn, Salone del Mobile Milan en de vt wonen&design beurs tot Design District en specialistische vakbeurzen.

Hoe bereid je je goed voor op een beurs?

Dat begint simpel: nodig de juiste media uit voor een standbezoek. Vaak zijn staan er lijsten online van bezoekende media van eerdere jaren. Die lijsten zijn een mooie inspiratiebron als je de beurs nog niet zo goed kent.

Essentieel voor Inbound PR: maak content voor de eigen kanalen over de innovaties die je gaat presenteren. Hou daarbij de media persona's in je achterhoofd. Doe dat voor de beurs zodat journalisten die zich online oriënteren ook geprikkeld worden om bij jou langs te komen. Dat geldt natuurlijk ook voor consumenten en andere stakeholders die belangrijk zijn voor je merk. Uiteraard zet je deze content, met alle visuals, overzichtelijk in een contentkalender.

 Stand van JEE-O op de ISH 2017

Hoe val je op tijdens een beurs?

Size doesn't always matter in beurzenland. Op ISH 2017 in Frankfurt presenteerden we met JEE-O de nieuwe flow series. Een prachtige collectie, maar dat alleen is niet genoeg om op te vallen tussen de 2.400 andere deelnemers van de ISH. Als bescheiden wereldmerk met bijbehorend budget was er geen ruimte voor een reusachtige stand. Dat was ook niet nodig.

Met een minimale stand, opvallend Dutch design en veel enthousiasme wist JEE-O continu reuring te creëren. Op een kleinere stand lijkt het natuurlijk ook snel veel drukker dan op een oppervlakte van 100m2. Door bijna elke dag een kunstenaar of ander opvallend persoon uit te nodigen, wist JEE-O die vibe ook vast te houden.

Bodypainten trekt natuurlijk ook altijd de aandacht :-)

Wie geen onbeperkt budget heeft, moet slim zijn. En zoals Lammert Moerman, oprichter van JEE-O, het zelf altijd zegt: “Als je je niet gedraagt als een rockster, word je er ook nooit eentje.”

Hoe zorg je ervoor dat je opvalt bij de pers tijdens een beurs?

Een speciaal persmoment werkt uitstekend. Je moet als merk dan ook echt nieuws hebben. Nieuwe producten, samenwerkingen of innovaties, noem het maar op. Dat kan je op de beurs zelf doen maar als je het speciaal wil maken, zorg je voor een locatie buiten de beurs. Dat vraagt wel wat meer van de journalist maar zorgt er direct voor dat alle aandacht op jou gericht is.  

Zorg er voor dat er altijd iemand aanwezig is die de journalist te woord kan staan, zoals de eigenaar, iemand van het PR-bureau of de woordvoerder. Leg digitale presskits klaar op een USB-stick en zorg dat ze ook te downloaden zijn in de newsroom. Bij de meeste beurzen is er ook een aparte persruimte en daar moet je ook zichtbaar zijn voor de media.

Beursstand van Sharp op de IFA 2018, net voor de persconferentie

Een open deur, maar zorg ervoor dat er op de stand een hapje en een drankje is. Zorg er ook voor dat er voldoende personeel op de stand is met kennis van zaken. Niks zo vervelend als een journalist die zijn vragen nergens kwijt kan of lang moet wachten op een antwoord.

Iedereen is gek op cadeautjes en dat geldt ook voor journalisten. Een goodiebag, gadget of andere gimmick doet het altijd goed. Of een lokale specialiteit, zoals een curryworst. 

Vijf dingen die je niet mag vergeten tijdens een event

• Draaiboek: wie doet wat en wanneer? Hoe kan ik iedereen bereiken?
• Werkruimte: een plek buiten de beursvloer, waar je in alle rust kan werken of even uit je dak kan gaan ;-)
• Werk in de cloud: zo zorg je dat iedereen altijd en overal toegang heeft tot de laatste documenten, presentaties en al het andere dat je nodig hebt.
• Live-updates: deel de belangrijkste zaken direct op social media.
• Videoteam: niet altijd haalbaar, maar een videoteam dat semi-live kan filmen, editen en publiceren verrijkt het event enorm.

Na de beurs

Als de persdag is geweest, volg je de journalisten op. Check in de newsroom wie de presskit heeft gedownload en in de monitoring wie er al heeft gepubliceerd. Hoe hebben ze het gehad? Gaan ze nog wat publiceren en weten ze al wanneer? Kan je ze nog ergens mee helpen? Geef ze wel even de tijd, op een beurs zijn vaak tientallen presentaties en het kan even duren voor die allemaal verwerkt zijn.

Tijdens en na de beurs geeft een realtime PR Dashboard natuurlijk een geweldig inzicht van jouw inspanningen. Je ziet direct wie er over jouw presentatie tweeten en wie weet zit er iemand bij die je niet meer had verwacht. Dat geeft gelijk reden voor een gesprek. Ook jouw collega's op kantoor (of ergens anders) kunnen in realtime meekijken op elk device. Ze kunnen je dus direct complimenten geven ;-)

Benieuwd hoe zo'n PR Dashboard werkt? We hebben het helemaal voor je uitgewerkt.